プライバシーポリシー

Vandexa Smart Systems Co., Ltd.（以下「当社」といいます）は、IoT統合プラットフォーム、スマートビルオートメーション、スマートオフィスシステム、インテリジェントセキュリティ・アクセス管理、エネルギー管理といったスマートビルディング関連サービスを、宮城県仙台市の拠点から提供しています。当社のサービスは、建物の中にいる人の動きや設備の状態に関わる情報と隣り合わせにあるため、個人情報の取り扱いについて特に慎重であるべきだと考えています。本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）は、当社ウェブサイト（以下「本サイト」といいます）および関連するお問い合わせ対応において、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）その他の関係法令・ガイドラインに従い、当社がどのように個人情報を取得し、利用し、保護するかを定めたものです。

01.個人情報の定義と基本方針

本ポリシーにおける「個人情報」とは、個人情報保護法第2条第1項に定める、生存する個人に関する情報であって、氏名、会社名・部署名と組み合わされた連絡先、メールアドレス、電話番号など、特定の個人を識別できるものを指します。また、顔認証や指紋認証などの身体的特徴を電子計算機の用に供するために変換した符号（個人識別符号）も、個人情報として扱います。

当社は、個人情報を取得する際にはあらかじめ利用目的を明らかにし、その範囲を超えて利用しないこと、必要最小限の項目に限って取得すること、そして取得した情報を最新かつ正確な状態に保つよう努めることを基本方針としています。

02.取得する情報の種類

当社は、本サイトのお問い合わせフォーム、電話、電子メールその他の手段により、次の情報を取得することがあります。

• お問い合わせフォームにご入力いただく氏名、会社名、メールアドレス、電話番号、お問い合わせ種別（導入のご相談、資料請求、取材・メディア関連など）およびお問い合わせ内容
• 現地調査やお見積りのご依頼に際してご提供いただく、建物の所在地・用途・規模、設備の概要、ご担当者様の連絡先
• 電話やメールでのやり取りの内容と、その対応記録
• 本サイトの閲覧に伴うアクセス日時、閲覧ページ、参照元、IPアドレス、ブラウザおよび端末の種類などのログ情報

03.サービス提供に伴う情報の取り扱い

当社が導入・運用を支援するシステムは、導入先の建物において、入退室の記録、人感センサーや在席センサーによる在室状況、空調・照明・エネルギーの稼働データ、場合によっては映像データや顔認証・カード認証のデータを扱うことがあります。これらの情報について、利用目的・保存期間・管理方法を決定するのは建物の所有者または管理者（以下「導入先」といいます）であり、当社は導入先との契約にもとづいて、システムの構築、遠隔モニタリング、保守といった業務の範囲で情報を取り扱う受託者の立場となります。

顔認証・生体認証をご利用になる場合、当社は導入先に対し、利用目的の掲示、対象者への事前説明、データの保存期間と削除方法の設定を設計段階から求め、必要以上の生体情報を保持しない構成をご提案しています。この点の詳細は、導入前の現地調査およびご契約の際に書面でご案内します。

04.Cookie・アクセス解析ツールの利用

本サイトでは、サイトの使いやすさの向上や閲覧状況の把握を目的として、Cookieおよびこれに類する技術を利用する場合があります。これらにより取得される情報は、特定の個人を識別しない統計的な形で、サービス内容や情報提供の改善に用います。Cookieの保存を希望されない場合は、ご利用のブラウザの設定により無効化できますが、その場合、本サイトの一部の機能が正しく表示・動作しないことがあります。

アクセス解析ツールの提供事業者に、本サイトの閲覧に関する情報が送信される場合があります。この情報には、単体では特定の個人を識別できないものが含まれますが、他の情報と容易に照合して個人を識別できる場合には、個人情報として本ポリシーに従って取り扱います。

05.個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を次の目的の範囲内で利用します。

• お問い合わせ、資料請求、現地調査およびお見積りのご依頼への対応と、必要な情報のご案内
• 当社サービス・ソリューションに関するご提案、導入計画の作成、契約の締結と履行
• 導入後の運用保守、障害時の連絡、運用トレーニングなどのサポートの提供
• 取材・メディア関連のお問い合わせへの対応
• 本サイトおよびサービスの品質向上、利用状況の分析
• 法令にもとづく対応、権利の行使または防御、および不正利用の防止

06.第三者提供・業務委託

当社は、次の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供しません。

• お客様の同意がある場合
• 法令にもとづく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、本人の同意を得ることが困難な場合
• 国の機関や地方公共団体などが法令の定める事務を遂行するために協力が必要な場合

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、サーバーの運用、アクセス解析、メール配信、現地工事・保守の協力会社などに個人情報の取り扱いを委託することがあります。この場合、委託先との間で秘密保持と安全管理に関する契約を結び、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

07.外国にある第三者への提供

本サイトの運営や情報の保管に利用するクラウドサービス、アクセス解析ツールなどの提供事業者が、日本国外にサーバーを置いている場合があります。当社は、個人情報を外国にある第三者に提供する場合には、個人情報保護法の定めにしたがい、原則として本人の同意を得るか、提供先が日本と同等水準の個人情報保護体制を整備していることを確認したうえで行います。また、同意を求める際には、当該外国の名称や、その国における個人情報保護制度に関する情報を、可能な範囲でお知らせします。

08.安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失または毀損を防止するため、次のような措置を講じています。

• 組織的措置: 個人情報の取り扱い担当者と責任範囲を定め、取り扱い状況を定期的に点検します
• 人的措置: 従業員に対し、個人情報の取り扱いに関する教育を実施します
• 物理的措置: 執務室への入退室を管理し、個人情報を含む書類・機器の持ち出しを制限します
• 技術的措置: 通信の暗号化、アクセス権限の最小化、アクセスログの記録、不正アクセス対策を実施します

09.個人情報の保管期間

お問い合わせ内容と対応記録は、対応が完了した後も、再度のご相談やご契約後のサポートに備えるため、原則として3年間保管します。ご契約に関する情報は、契約期間中および法令に定める期間にわたり保管します。保管期間を経過した情報や、利用目的が達成され不要となった情報は、復元できない方法で消去または廃棄します。

10.開示・訂正・利用停止・削除のご請求

お客様は、当社が保有するご自身の個人情報について、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、および第三者への提供の停止を請求することができます。ご請求は、下記の「お問い合わせ窓口」まで、お名前、ご連絡先、ご請求の内容をお知らせください。

ご本人様であることを確認するため、運転免許証の写しなど、確認書類のご提示をお願いする場合があります。ご請求には、法令の定める範囲で速やかに対応しますが、開示の請求については、法令に定める範囲で実費をご負担いただく場合があります。なお、法令上、請求にお応えできない場合には、その理由をお伝えします。

11.本ポリシーの変更

当社は、法令の改正、事業内容やサービス構成の変更に応じて、本ポリシーを改定することがあります。改定後の内容は本サイトに掲載した時点から効力を生じます。利用目的の変更など、重要な変更を行う場合は、本サイト上で分かりやすくお知らせします。

12.お問い合わせ窓口

本ポリシーに関するご質問、および個人情報に関するご請求・苦情は、次の窓口で承ります。

• 会社名: Vandexa Smart Systems Co., Ltd.
• 所在地: 〒980-0021 宮城県仙台市青葉区中央2丁目8-31
• 電話: +81 22-217-3584（平日 9:00〜18:00／土日祝休）
• メール: contact@vandexa-smart-systems.com

個人情報の取り扱いに関する責任者は、当社の個人情報保護担当が務めます。その他のご質問はお問い合わせページからもお送りいただけます。